兵马未动，粮草先行。要接待一场领导人峰会，所需的各项物资也是一场大工程。
每次重大活动接待，所涉及的物资也都是一个巨大的数字。据介绍，此次厦门会晤采购的物资仅会议中心区域就有近19个大项、130万件之多。大到备用制冷机，小到办公用品，每一项物资的采购，北辰团队都坚持最高标准，提出选样建议，按照既定的标准执行，让每一项采购都能经受住检验。
厦门会晤物资保障组组长胡道玉心里有一本账，截至8月中旬，基本上所有物资已经到位。这些设备和物资的到位，不仅为筹备工作打下了坚实的基础，也是北辰人在首都之外践行“北辰标准”的真实再现。
走进会展中心A7与A8馆，宽敞而现代的新闻中心由环保再循环材料改造而成，有序地划分出公共媒体的工作区域、演播室、卫星信号演播区等15个区域。里面开设的餐厅，24小时为媒体记者提供餐饮服务。
更加令人想不到的是，厦门会晤新闻中心看似崭新的一排排办公工位，其实2016年也曾在杭州G20峰会上“服役”过。节俭务实是厦门会晤的办会理念，北辰会展团队在筹备过程中也将其贯彻始终。“主会场的硬件得到位，这些以后用得上。一些以后可能闲置的设备和物资，我们建议对方采用租赁的方式。”胡道玉介绍，北辰会展团队着眼于长远环保，参照国际惯例和实际需要，按照保证质量、满足要求与勤俭节约相统一的原则，提出中肯建议。针对一次性短期使用的设备，通过租赁和借用的方式来解决，或者采取与企业合作的市场方式来解决。新的理念，既满足了会议的需求，也节省了一半以上的成本。
例如会晤期间很多食品需要冷藏，在加工前它们要存放在中转仓内，但采购全新的中转仓不仅花费较大，而且以后也可能用不上。于是，北辰会展团队向场馆方提出租赁建议，如此一来，整个接待过程中，仅用10万元就确保了食品的冷藏问题，还节省了90万元的成本。
由于改造中使用了可循环材料，厦门会晤以后，场馆里面的一些设施，比如媒体转播所需要的座椅等，还可以拆卸回收使用。
值得注意的是，就在厦门金砖会晤准备工作进行的如火如荼之际，远在两千公里以外的北京，由国家会议中心承担的另一场重要国事活动——“一带一路”国际合作高峰论坛同样正紧锣密鼓筹备中。北辰会展同时运作两场国事活动的接待筹备工作，统筹安排，各有侧重彰显了北辰会展的丰厚底蕴和精英团队的实力。
